تلاش برای بهبود و استفاده مؤثر و کارآمد از منابع گوناگون چون نیروی کار ، سرمایه، مواد، انرژی و اطلاعات، هدف تمامی مدیران سازمانهای اقتصادی و واحدهای تولیدی ، صنعتی و مؤسسات خدماتی می باشد. وجود ساختار سازمانی مناسب، روشهای اجرائی کارآمد، تجهیزات و ابزار کار سالم، فضای کار متعادل و از همه مهمتر نیروی انسانی واجد صلاحیت و شایسته از ضروریاتی می باشند که برای نیل به بهره وری مطلوب باید مورد توجه مدیران قرار گیرد. مشارکت کارکنان در امور و تلاشهای هوشیارانه و آگاهانه آنان همراه با انضباط کاری می تواند بر میزان بهره وری بویژه در یک محیط متلاطم و توأم با ناامنی تأثیر گذارد. روح فرهنگ بهبود بهره وری باید در کالبد سازمان دمیده شود که در آن میان نیروی انسانی هسته مرکزی را تشکیل می دهد.یکی از مهمترین اهداف در هر سازمان ارتقاء سطح بهره وری آن است و با توجه به اینکه انسان در ایجاد بهره وری نقشی محوری دارد درخواستهای او در سازمان اثری کلیدی بجا می گذارد. بهره وری برای اولین بار در سال 1766 میلادی توسط کوتیرنی مطرح شد و در سال 1883 LITTRE بهره وری را قدرت و توانایی تولید کردن بیان کرد و در سال 1900 ار لی بهره وری را ارتباط این بازده و وسایل به کار رفته برای تولید این بازده عنوان کرد.
بهره وری عبارت است از به حداکثر رساندن استفاده از منابع، نیروی انسانی و تمهیدات به طریق علمی به منظور کاهش هزینه ها و رضایت کارکنان، مدیران و مصرف کنندگان. تعاریف دیگر، بهره وری نیروی انسانی را حداکثر استفاده مناسب از نیروی انسانی به منظور حرکت در جهت اهداف سازمان با کمترین زمان و حداقل هزینه دانسته است. بر اساس دیدگاه سازمان بهره وری ملی ایران، بهره وری یک نگرش عقلانی به کار و زندگی است. این مشابه یک فرهنگ بوده که هدف آن هوشمندانه تر کردن فعالیتها برای یک زندگی بهتر و متعالی است. بهره وری عبارت است به دست آوردن حداکثر سود ممکن از نیروی کار، توان، استعداد و مهارت نیروی انسانی، زمین، ماشین، پول، تجهیزات زمان، مکان و ... به منظور ارتقاء رفاه جامعه، به گونه ای که افزایش آن به عنوان یک ضرورت، در جهت ارتقاء سطح زندگی انسانها و ساختن اجتماع همواره مدنظر صاحبنظران سیاست، مدیریت و اقتصاد قرار دارد. در زبان فارسی کلمه بهرهوری بعنوان معادل واژه انگلیسی (Productivity) مطرح گردیده است. در برخی از متون دیگر معادلهای نظیر راندمان، بازدهی، قدرت تولید، قابلیت و باروری کارآمد جایگزین واژه مذکور شده اند.
بهرهوری به تعبیر کلی معیار سنجش این امر است که مصرف منابع بعنوان ورودی (نهاده ها) برای تولید خروجی (ستاده های) مورد نیاز جامعه در درازمدت چقدر مؤثر و کارآمد است .
تعریف دیگری که از دیدگاه سیستمی برای بهرهوری ارائه شده است: بهرهوری از این دیدگاه ارتباط بین داده ها (Inputs) و ستانده ها (Outputs) را مشخص می کند. بر این اساس بهرهوری نشان دهنده میزان کارایی ترکیب عوامل در فرایند تولید است. یعنی اگر از امکانات، خوب استفاده شود بهرهوری نیز افزایش می یابد. بنابراین در صورتی که از نیروی انسانی بعنوان یکی از عوامل تولید به خوبی استفاده شود، بهرهوری نیروی انسانی نیز افزایش خواهد یافت .
بهرهوری بطور کلی دارای دو مؤلفه است. مؤلفه نخست کارآیی و مؤلفه دیگر اثر بخشی انجام فعالیت است. کارآیی به توانایی بدست آوردن ستاده از داده کمتر اطلاق می شود. به عبارت دیگر خوب کار کردن همان کارآیی است. اثربخشی به تطبیق نتایج حاصل از انجام کار با هدفهای مورد نظر اطلاق می گردد ، به دیگر سخن، کار خوب کردن را می توان اثر بخشی نامید. بنابراین در یک تعریف کلی بهرهوری عبارت است از :
« درست انجام دادن کار درست»
بنابراین درصورتیکه کارها یا وظایف سازمانی به خوبی مشخص و شرائط احراز هر مسئولیت و نحوه انجام هر وظیفه نیز معین گردیده باشد و از سوی دیگر نیز اگر افراد به نحو صحیح و با توجه به استعداد، توانایی و دانش لازم به هر یک از وظایف یا کارها گمارده شده باشند، انتظار می رود که بهرهوری نیروی انسانی افزایش یابد البته نباید از راهنمایی های ارائه شده توسط سرپرستان و پرداخت های جبرانی و نظام پاداشها متناسب با عملکرد کارکنان غافل شد. چرا که بدون انجام صحیح این موارد، نه تنها بهرهوری افزایش نمی یابد چه بسا کارکنان بدلیل عدم کارآیی سیستم در جبران خدمات آنها سرخورده شده و بدلیل بی عدالتی های حاکم بر سیستم، کم کاری نموده و عملأ باعث کاهش بهرهوری کل سیستم شوند.
در عصر حاضر بهره وری را یک روش، یک مفهوم و یک نگرشی در باره کار و زندگی می نامند و در واقع به آن به شکل یک فرهنگ و یک جهان بینی می نگرند، بهره وری در همه شئونات، کار و زندگی فردی، اجتماعی می تواند دخیل باشد و یک شاخص تعیین کننده درآمد سرانه هر کشور است و برای افزایش بهره وری ملی هر کشور باید درآمد سرانه آن کشور افزایش یابد.
در تعیین عوامل مؤثر بر بهره وری نظرات متفاوتی وجود دارد و هر یک از دانشمندان و صاحبنظران عواملی را به عنوان عامل مؤثر مشخص کرده اند و به طور اجمال عواملی چون آموزش شغلی مستمر مدیران و کارکنان، ارتقاء انگیزش میان کارکنان برای کار بهتر و بیشتر، ایجاد زمینه های مناسب بطور ابتکاری و خلاقیت مدیران و کارکنان، برقراری نظام مناسب پرداخت مبتنی بر عملکرد و برقراری نظام تنبیه و تشویق، وجدان کاری و انضباط اجتماعی ، تحول در سیستم و روشها که نقش حساس و کلیدی دارند، تقویت حاکمیت و تسلط سیاستهای سازمان بر امور و صرفه جوئی به عنوان وظیفه ملی در بهره وری مؤثر می باشد ولی تمام مؤلفان این رشته تقریباً در این باب اتفاق نظر دارند که برای افزایش سطح بهره وری تنها یک علت خاصی را نمی توان ارائه نمود بلکه عنوان می کنند که ارتقاء بهره وری را باید معلول ترکیبی از عوامل گوناگون دانست.
رفتار مطلوب و کردار درست رهبران و مدیران: مسئولیت خطیر مدیریت و رهبری باید به افرادی سپرده شود که ضمن برخورداری از ویژگیهای شخصیتی خاص، شیوه های رهبری و مدیریت مناسب را به کار گیرند و از نظر اخلاقی نیز الگو باشند.
فراهم کردن شرایط لازم پیشرفتهای شغلی برای همه افراد
دوره های آموزش ضمن خدمت و آموزش کارکنان: باید دوره های آموزش ضمن خدمت و آموزش کارکنان را به عنوان یک امر حیاتی و مستمر و مداوم تلقی کرد، زیرا تنها از طریق آموزش می توان تلاشهای کارکنان را با امکانات موجود و پیشرفتهای علمی جدید هماهنگ کرد.
باید کلیه وظایف و دستورالعملها و مقررات و قوانین برای کارکنان واضح و روشن باشد و هیچ جای ابهامی برای آنها وجود نداشته باشد.
دادن اختیارات کافی به کارکنان، تا آنها در انجام کارهای خود احساس مسئولیت بیشتری کنند.
در زمان استخدام سعی شود افراد کارآمد و متخصص جذب شوند جهت انتخاب آنها اجرای آزمونهای شفاهی و کتبی ضرورت دارد.
سعی شود تا کارکنان را در تصمیم گیری ها و تدوین اهداف و برنامه ها مشارکت داد. نتیجه این عمل باعث خواهد شد که کارکنان در اجرای فعالیتها احساس مسئولیت کنند و در دستیابی به اهداف سازمانی تلاش بیشتری بروز دهند.
کیفیت بالای زندگی کاری: مفهوم کیفیت زندگی کاری بیانگر اهمیت احترام قائل شدن برای مردم در محیط های کاریشان است.
باید از برنامه های گردشی شغلی، غنای شغلی و توسعه شغلی در جهت افزایش توان و مهارت کارکنان و همچنین جهت افزایش اعتماد به نفس کارکنان استفاده نمود.
برقراری نظام مناسب پرداخت مبتنی بر عملکرد و برقراری نظام تنبیه و تشویق
تحول در سیستم و روشها که نقش حساس و کلیدی دارند
وجدان کاری و انضباط اجتماعی که عاملی خود کنترلی است.
بهبود و ارتقای بهره وری مستلزم کوشش و تلاش برنامه ریزی شده همه جانبه از سوی افراد و مسئولین ذیربط است که خود نیازمند بهبود شرایط کار و تغییرمحرکه ها و روشهای انگیزشی کارکنان، بهبود نظامها قوانین، بخشنامه ها، دستورالعملها ، روشها، فناوری و غیره می شود.
مهمترین و عمده ترین عامل کاهش بهره وری منابع انسانی نامتوازن بودن درآمد و هزینه ا ست که مهمترین عامل در انگیزش منابع انسانی است. پس از آن مهمترین عوامل مؤثر در کاهش بهره وری در داخل یک سازمان به شرح زیر است:
تقریباًتمامی عوامل کاهش بهره وری نیروی انسانی به ضعف مدیریت ارتباط دارد. در این میان باید رابطه فرد با سازمان ارتباطی متقابل و دوطرفه باشد. مدیریت موفق کسی است که محیط فرهنگی سازمان خود را که عاملی بسیار مؤثر در رفتارهای کارکنان است عمیقاً بشناسد و درک کند و آن را در جهت اجرای برنامه های سازمان بکار گیرد. حقوق و مزایای افراد باید بر اساس ماهیت شغل، تخصص، تجارب و عملکرد افراد در برابر تغییرات و برنامه ها معین شود. اگر عملکرد افراد به دقت ارزیابی نشود و مطابق شایستگی به آنان امتیاز داده نشود یا به تعبیر دیگر افراد شایسته از امتیازات بیشتر در سازمان برخوردار نشوند در آن سازمان به تدریج فرهنگ کم کاری بوجود می آید.
پایین بودن حقوق و دستمزد در ایران در قیاس با شاخص هزینه زندگی در سالهای اخیر موجب کم کاری و یافتن شغل های دوم و سوم شده است که نهایتاً موجب خسته تر شدن نیروی کار، کاهش بازدهی و بروز مشکلات روحی و روانی برای نیروی کار در خانواده های آنها شده است و نتیجتاً بر روی بهره وری نیروی کار تأثیری منفی گذاشته است.
اگر نتوانیم نیازهای رفاهی و معیشتی نیروی کار، نظام شایسته سالاری عدالت و انصاف را بر اساس یک نظام جامع ارزیابی عملکرد در سازمانها عملی سازیم به افزایش بهره وری امیدی نمی توان داشت.
برای انجام صحیح مدیریت بهرهوری و پیاده سازی آن در یک سازمان ناگزیر به رعایت اصولی به شرح زیر میباشیم:
1- تلاشهای افزایش بهرهوری باید همه جانبه و توسط تمام کارکنان انجام شود .
2- کوششهای افزایش بهرهوری باید دائم و مستمر باشد .
3- برنامه های افزایش بهرهوری باید از حمایت کامل، فعالانه، مشهود و مشارکت مدیران تمام سطوح به ویژه مدیران رده بالا برخوردار باشد .
4- در برنامه های افزایش بهرهوری باید از جزء جزء دانش شغلی و خلاقیت هر چه بیشتر کارکنان، بدون در نظر گرفتن سمت آنها بهره برداری گردد .
5- سازمان باید بتواند شاخص های کمی سطوح بهرهوری هر قسمت یا واحد را شناسایی کند .
6- مدیران باید قادر باشند اهداف محسوس بهرهوری را برای کلیه بخشهای سازمان مشخص نموده و حمایت و تأیید افراد مافوق، پذیرش و تعهد افراد زیردست و همکاری همکاران خود را جلب نمایند .
7- باید نظامی ایجاد کرد که بتواند به طور پیوسته و دقیق نتایج افزایش بهرهوری را نسبت به هدفهای تعیین شده منتشر کند و به طور منظم این اطلاعات را به تمام مدیران ذینفع برساند .
8- درجه موفقیت و تحقق هدفهای بهرهوری باید داده ای مهم برای ارزیابی عملکرد مدیریت باشد و نظام پاداش باید به موفقیت ارتقاء بهرهوری کمک کند .
9- مدیریت باید قادر باشد تا عواملی را که منجر به بهرهوری پایین در سازمان می شوند شناسایی و اصلاح نماید .
مدیریت ارشد سازمان در کنار رعایت موارد نه گانه فوق و همچنین از طریق برقراری نظام مدیریت عملکرد، سعی در بهبود عملکرد نیروی انسانی نموده و با برگزاری آموزشهای لازم برای کارکنان و نیز برقراری جلسات متناوب ارزیابی عملکرد کارکنان که توسط سرپرستان واحدهای سازمان در دوره های زمانی مشخص انجام می شود، نسبت به ارائه راهکارهای عملی بهبود عملکرد اقدام نموده و توصیه هایی را به کارکنان ارائه می نماید. کارکنان نیز با مد نظر قراردادن راهنمایی های ارائه شده، نسبت به اصلاح ضعفهای موجود اقدام می نمایند. این فرایند مستمر در بلند مدت باعث بهبود کارآیی و اثربخشی کل سیستم شده و در نتیجه بهرهوری کل افزایش می یابد .
مدیریت بهرهوری یک فرایند مستمر و مداوم است که درآن چهار مرحله به ترتیب زیر وجود دارد:
مرحله اول : مرحله اندازه گیری بهرهوری
اندازه گیری بهرهوری به مفهوم اندازه گیری سطح، روند و نرخ رشد شاخصهای بهرهوری می باشد. از آنجا که لازم است شاخصهای بهرهوری توانایی سیستم را نشان دهند، شکل معمول شاخصهای بهرهوری به صورت نسبت ستانده به داده سیستم یا به عبارت دیگر خروجیها به ورودیها است .
نیروی کار مهمترین داده ( ورودی ) در تولید کالاها و خدمات محسوب می شود. بهرهوری نیروی کار از تقسیم ارزش افزوده بر متوسط تعداد شاغلین ( یا نفر ساعت کاردر طول یکسال مالی ) حاصل می شود. این شاخص نشان می دهد که به طور متوسط هر نفر نیروی انسانی شاغل چه میزان ارزش افزوده ایجاد کرده است.
مرحله دوم : مرحله ارزیابی با تحلیل بهرهوری
در این مرحله با تعیین سطح، روند و نرخ رشد بهرهوری، مقایسه آن با گذشته در زمانهای مختلف و همچنین سایر بنگاههای اقتصادی مشابه، تجزیه و تحلیل اطلاعات حاصله، نقاط قوت و ضعف و فرصتهای بهبود مشخص و روشن می گردد. مقایسه تطبیقی شاخص بهرهوری نیروی کار به صورت سیر زمانی و سایر بنگاههای اقتصادی یکی از مفید ترین و عملی ترین ابزارهای تحلیلی در هدایت خط مشی های مدیریتی در جهت انجام مؤثر اقدامات ارتقاء بهرهوری می باشد .
مرحله سوم : مرحله برنامه ریزی بهرهوری
در این مرحله با اطلاع از نقاط قوت و ضعف، تهدیدها و فرصتهای بهبود در مرحله قبلی، اهداف و استانداردهای کمی لازم در زمینه بهرهوری نیروی کار تعیین و برای ایجاد بهبود و افزایش بهرهوری از طریق تحلیل گزینه ها و راه حلهای مختلف برنامه ریزی می شود .مراحل اجرایی این فرایند به شرح زیر می باشند:
1- مرحله شناسایی اهداف و فراهم آوردن شرایط پذیرش آن توسط مدیریت ( پیمایش )
2- مرحله تحلیل، انتخاب هدفهای معین و اطمینان از تعهد و التزام مدیران بخشها نسبت به آن.
3- مرحله اجراء شامل طراحی توسعه تفصیلی و وظایف در بهبود بهرهوری به اجرای اقداماتی برای بهبود درکنترل نتایج.
مرحله چهارم: بهبود بهرهوری
به طور کلی رویکرد هر سیستم نسبت به بهبود بهرهوری، ترکیبی از دو حالت حدی بهبود مداوم و تدریجی و بهبود یکباره و دفعی خواهد بود. بهبود مداوم و تدریجی رویکردی است که در چارچوب آن حرکت برای بهبود بهرهوری به کندی ولی به طور مداوم صورت می پذیرد. در این رویکرد تأکید اصلی بر نهادینه کردن تلاش برای بهبود بهرهوری از طریق بسترسازی فرهنگی و ایجاد اراده و تمایل عمومی برای بهبود است و معمولأ از ابزارهایی چون نظام مشارکت، سازماندهی محیط کار، نگهداری خوب در محل کار و غیره بهره می گیرد .
بهبود یکباره و دفعی رویکردی است که در چارچوب آن حرکت برای بهبود بهرهوری به سرعت و به طور مستقل صورت می پذیرد. در این رویکرد تأکید اصلی به تعریف مشکل و حل آن بر اساس روشهای عمومی حل مسئله با بهره گیری از ابزارهایی مانند تحقیق و توسعه و پروژه های بهبود است
سه عامل کلیدی در موفقیت سازمان ارتباط، تعهد، تداوم هستند.
برنامه بهبود بهره وری شما نیازمند به حمایتی است که در ارتباط صادقانه و تمام و کمال و همراه با اطمینان بین شما و کارمندانتان، بین شما و مدیرتان و بین شما و مشتریانتان- یعنی مردمی که مصرف کننده کالا و یا استفاده کننده از خدماتی هستند که واحد شما ارائه می دهد - وجود دارد.
با کارمندان خود رو راست باشید و قبل از پخش شایعات به این ابهامات پاسخ دهید. هنگامی که برنامه در حال اجرا می باشد بازخور را بطور مثبت و سازنده به واحد خود ارائه دهید. در ارتباط با موقعیت سازمان، اطلاعات کارمندانتان را بهنگام سازید. نه تنها سؤالات آنها را پاسخ گویید بلکه نظرات آنان را نیز پذیرا باشید فرصت ابراز نظر به کارکنان داده شود و در خلال انجام کار آنها را تشویق کنید تا باز خور و نظرات نو ارائه نمایند و در باره مسائل و نیازهای خود صحبت کنند. همیشه مدیر را در جریان پیشرفت برنامه قرار دهید. نیازهای سازمان را تشریح کنید – در برخورد با مسائل با توجه به راه حلهای ارائه شده آماده باشید. افزایش توان کار را مطرح و در هنگام نیاز همکاری کنید.
برای موفقیت در یک برنامه بهبود بهره وری، شما همچنین به تعهد شخصی و قلبی افراد درگیر در برنامه خود نیازمند هستید. ابتدا حسن تعهد خود را بیازمایید. باید قلباً باور داشته باشید که برنامه شما جامه عمل خواهد پوشید. شما و کارمندانتان انسانهای درستی برای انجام این کار هستید و اینکه این برنامه و موفقیت آن برای سازمان شما ضروری و حیاتی می باشد. تعهد را در میان اعضای گروه از طریق هدفگذاری، طرح ریزی ایجاد کنید و تداوم ببخشید. وظایف مناسب افراد را بطور ماهرانه به عهده آنان واگذار نمایید. کار را به کسانی ارجاع نمایید که از عهده انجام آن کار برآیند. پیوسته اهمیت برنامه را در کل و وظیفه هر یک را به طور فردی یادآور شوید. تعهد هنگامی خود را نشان خواهد داد که گروه بر یک بحران فایق آید و این امر فقط بر اثر پیش بینی های انجام شده ممکن می باشد.
از طرف دیگر هیچ چیز مانند شاهد بر باد رفتن زحمات خویش بودن در مقابله با یک مشکل پیش بینی نشده باعث کشتن تعهد نمی شود. سؤال کنید که کجای کار اشتباه است؟ از کجا باید می دانستیم که چنین اتفاقی روی خواهد داد؟ چگونه می توانیم از آن جلوگیری کنیم؟ و ... در طول مدت انجام کار، خود را الگویی جهت دقت و عملکرد کارمندان خود - آنگونه که از آنها توقع دارید – قرار دهید. وقتی که تعهد خود را در عمل نشان دادید، آخرین آثار بدبینی نیز در میان افراد شما از بین خواهد رفت.
بهبود بهره وری یک اتفاق نیست بلکه مستلزم داشتن راه و روش خاصی است. بسیاری از سازمانها مشاورانی از خارج استخدام می کنند، برنامه های کامپیوتری آماده و گرانبها خریداری می نمایند، تمام موفقیتهای اولیه را با هیاهوی بسیار اعلام می کنند و این در واقع برای به دست فراموشی سپردن برنامه قبلی بهنگام شروع یک برنامه جدید است. در نتیجه انتظار بر این است که از این به بعد مدت قابل توجهی را صرف نظارت بر پیشرفت برنامه نمایید. بر اجرای کار، وقوف کامل داشته باشید، در هنگام بروز مشکلات، نیروها را جهت دهی کنید و وقتی که توان افرادتان به سستی می گراید به آنها نیروی تازه بدهید. از شکستهای خود درس بگیرید و هر یک از موفقیتهای خود را تبدیل به یک روش علمی و استاندارد نمائید.
امروزه داشتن بهرهوری و ارتقاء آن، نیاز انکارناپذیری برای سازمانها است. مهمترین عامل تولیدی هر سازمان منابع انسانی آن می باشد. مدیریت عملکرد بعنوان یکی از راهبردهای توسعه و به روز آوری منابع انسانی و در نتیجه بهبود بهرهوری نیروی کار به شمار می رود. مدیریت عملکرد از طریق بهبود جو سازمانی و ایجاد همدلی بین کارکنان و همسویی بین اهداف کارکنان و اهداف سازمان می کوشد تا با هدایت کارکنان در دستیابی به اهداف سازمانی از طریق تقویت عملکرد مطلوب و حذف عملکرد نامطلوب با استفاده از شیوه های پرداخت تشویقی، بهرهوری نیروی انسانی و بالطبع بهرهوری کل سازمان را افزایش دهد .
هر چه مدیریت عملکرد در نیل به اهداف مذکور موفق تر باشد، بهرهوری نیز افزایش یافته در نتیجه سهم بازار و سود بیشتری را عاید سازمان خود خواهد نمود. روند مذکور باعث ایجاد ثروت و تداوم و بقاء سازمان در دنیای رقابتی و پر تلاطم امروزی خواهد شد .
1- طاهری، شهنام، بهره وری و تجزیه و تحلیل آن در سازمانها
2- باقریان، محمد، تصمیم گیری حکیمانه رویکردی جدید به الگوسازی در مدیریت
3- امامی میبدی، علی، اصول اندازه گیری کارایی و بهره وری
4- ابیلی، خدایار و موفقی، حسن، دریچه ای بر مفاهیم نوین مدیریتی، تهران، نشر شیوه
5- دفتر بهبود مدیریت و ارزیابی عملکرد معاونت امور مدیریت و منابع انسانی، ارزیابی عملکرد ، سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور